Referat fra bestyrelsesmøder for Bøvling Idræts- og Kulturhus og BUF

Referat af bestyrelses møde 24.6.2024

Punkt 1:

DGI-konsulent deltager på mødet fortæller om et samarbejde med sundhedshuset i Lemvig

Vi skal sende info om opdateret bestyrelsesmedlemmer til Michelle fra DGI

Siden sidst

Vi har afholdt Lokaldysten i forbindelse med sommerfesten i byen. Det vurderes, at dagen gik godt. Til næste gang skal vi dog have en mere detaljeret plan for Lokaldyst-arrangementet, så de frivillige får en nemmere og bedre dag, og alle misforståelser undgås.

Bestyrelsen arbejder stadig meget på at finde et nyt bestyrelsesmedlem.

Der arbejdes i at skifte forsikring da vi synes vi er over-forsikret.

Bestyrelsen invitere kommunen til møde angående hallens tilskudsordning som ændres 2025. Mødet skal gerne være afholdt inden udgangen af August.

Nyt fra Motionsrum

Da vi har modtaget penge fra Jysk Energifonden, bliver alle bænke erstattet af nye og der bliver indkøbt et nyt stepbræt og bolde og en olympisk vægtstang med tilhørende vægte.

Bestyrelsen vil tage billeder og finde en tekst, så der kommer et FB-opslag, hvor vi takker for midlerne.

Montøren har været der i juni, for at tjekke alle maskiner, hvor han nævnte at løbebåndet nok skal på listen til udskift, ligesom ben pres maskinen, da den er gammel og ikke er hensigtsmæssig træningsmaskine mere.

Alt i alt køre motionscentret ret godt.

Selskabslokale

Der arbejdes i at gøre vores spejlsal/festlokale mere festlig. Her drøfter vi om vi kan dekorer pladerne foran spejlene, og måske gøre det til en fælles begivenhed for byen.  

Sponsor opgaver

Der skal reklameres mere for hovedsponsorer, så der skal ses efter om alle hovedsponsor er på trøjen. Bestyrelsen vil se alle sponsorer igennem og se om nogen bliver tilgodeset.

 Evt.

Halinspektøren holder ferie i uge 30,31, 32, 33.

Der skal gerne kaldes ind til udvalgsmøde og fastsatte rammerne for deres beføjelse efter sommerferien. 

DGI-fonden er åben for ansøger, Bestyrelsen mener at gymnastik skal søge den, hun snakker med gymnastikudvalget herom.

Referat af generalforsamling den 24. april 2024

1. Valg af dirigent

Bestyrelsen foreslår Bent Lyhne – og der er ingen protester, hvorfor han er valgt

Bent starter med at konstatere, at generalforsamlingen er lovligt indkaldt.

1. Valg af referent.

Elsebeth foreslås – og hun vælges.

1. Bestyrelsens beretning.

Ved Karsten Sønderskov:

2023 blev året, hvor vi blev færdige med at renovere hallen/køkken. Det gik hen og blev en lang proces, med mange timers hjælp fra frivillige, og mange indsamlede penge. Der skal herfra lyde en stor tak til alle, som har bidraget på den ene eller anden måde.

Her for en måneds tid siden fik vi endelig ibrugtagningstilladelsen fra kommunen. Det har været en lang sej proces at komme dertil.

Det eneste vi mangler nu, er at ligge fliser udenfor festlokalet. Det kommer, så snart det bliver bedre vejr.

Igennem hele bygge perioden, har vi været meget udfordret af byggestøv overalt indenfor. Det beklager vi meget, men vi har alle forsøgt at hjælpe med rengøring. Nu kan vi se fremad, og få udlejningen op i gear.

• Motionscenter kører stadig rigtig godt og vi følger vores budget.

• Der har været afviklet bryllup messen som noget nyt, med et ok besøgstal.
• Jens Møller var i marts og fortælle om hans tid i politiet, med særligt fokus på efterforskningen i Kim Val mordet.
• Komikeren Geo var forbi i juni, hvor vi startede med spidsning og efterfølgende underholdning fra ham. Ok opbakning med ca 60 personer.

• Samme udlejning til Buf i foregående år, Gymnastik og Volley kører rigtig godt.
• I Januar 2023 blev i opsagt af kommunen, til at varetage pedel funktionen i Sundhedshuset, grundet omstruktureringer i sundhedshuset.
• I Marts 2024 fik Bøvling idræt og kulturhus opsagt vores driftsaftale med Lemvig kommune med udgangen af marts 2025. Det er samme tidspunkt, at hallen ikke har anden gæld, end 700.000 kr. til kommunen, som der ikke skal tilbagebetales. Jeg vil gerne opfordre den kommende bestyrelse, til senest i august/september at påbegynde en dialog med politikerne, om et fremtidig tilskud til Bøvling idræt og kulturhus. Ellers overgår vi som den eneste hal i kommunen til time betaling fra BUF, som så kan søge tilskud ved kommunen.
• (Gammel tilskuds model)

• Tak til diverse hjælpere, som er gode til at hjælpe, når der bliver spurgt om hjælp.

• Vores medarbejder Sofie Hvingel er gået på barsel i februar måned. Tak for hendes arbejdsindsats her i hallen indtil her.
• Som barsel vikar har vi fået ansat Simon Jacobsen. Han er lige kommet tilbage fra 14 dages barsel. Stort tillykke med familie forøgelsen. Simon har fået en hurtig start, grundet Sofie deltidssygemelding, men gør det allerede super godt. Mange tak for det.
• Tak til Hans Jørgen, som både under Sofie deltids sygemelding og under Simons barsel, bare har taget over i selve driften. Tak for det.
• Tak til alle for, at jeg har måttet være formand for bestyrelsen i 7 år og 5 år i bestyrelsen inden. Det har været super spændende at være med til ombygningen af hallen. Tak til alle de personer som har været en del af bestyrelses arbejdet, vi har altid haft mange gode diskutioner og holdningsudvekling.

Der blev stillet spørgsmål til ibrugtagningstilladelsen – Karsten oplyser, at dette er, som, titlen indikerer, er en tilladelse til at tage bygningerne i brug.

Selve fødevaregodkendelsen skal søges selvstændigt.

1. Fremlæggelse af det reviderede regnskab.

Karsten præsenterer regnskabet

Omsætning:

Halleje – alle indtægter

Tilskud – består af lånafdrag og alm. tilskud

Diverse: primært fra høvsøre solcellepark (50.000)

Pedel – sundhedshus

Sponsorindtægter

Egne arrangementer – Jens Møller, spis dig rask og bryllupsmesse

Motionscenter: dette

Salg af strøm: nu 10 år siden installation – før 60 øre/kwh, nu 40 øre/kwh

Varesalg: diverse salg i kiosk

Varekøb: køb til kiosk mv.

• Faldet 100.000 kr.

Personale:

• Lavere personaleomkostninger

Salgomkostninger

• Annonceudgifter er for højt – af erfaring må det konkluderes, at boost af reklamer ikke havde nødvendig effekt

Lokale:

• Forbruget af varme har været for højt – prisen har ikke været for høj, men forbruget større
• El – udgiften har været høj grundet manglende konvertere
• Rep: 3 x konverteret til omkring 35.000 kr./stk
• Rengøring: bl.a. renovation
• Vedligeholdelse af driftsmidler – småting – næppe mulig at spare så meget på

Administration

Kontor – kan ikke ændres

It-omkostninger – igen boost af hjemmeside, og dyrere at beregne løn

Telefon og internet – der ses ind i dette

Porto og gebyr – bank og mobilepay

Revisor – dette er grundet tidsforbruget, så dette kan der ikke ændres ved

Forsikring – steget kraftigt, idet der er tegnet ny forsikring. Assurandør har oplyst, at hallen tidligere var underforsikret, nu er vi nok muligvis

Udgifter til hold og egne arrangementer – Jens Møller, Geo og Spis dig rask

Afskrivninger

• Der afskrives hårdt på bygningsmassen – her er der 5 år tilbage at afskrive på
• Afskrivning på andre anlæg: strålevarme – disse er nu fuldt ud afskrevet i 2024.

Finansielle omkostninger:

Diverse omkostninger til banken, kan næppe ændres

Materialle anlægsaktiver – samlet værdi 2,4 kr. i alt.

Langfristet gæld

• Langfristet – dette er hvad hallen skal afskrive i 2024 – og så mangler

Balance

• Likvide beholdning: 404.618 kr. og aktiver for 2.393.974

Resultatopgørelse

• Resultat på - 61.267 kr.

Årets resultat er ikke tilfredsstillende, men henset til konverternes indkøbspris, som skal afskrives straks, er resultatet ikke så dårligt som frygtet.

Bent bemærker, at han anser regnskabet som ganske fornuftigt, henset til udgifterne til konvertere.

Regnskabet godkendes herefter

1. Valg af forretningsudvalg, samt 1 suppleanter.

På valg er

• Karsten Sønderskov – modtager ikke genvalg
• Thomas Holm Husballe – modtager ikke genvalg
• Hans Jørgen Christensen – modtager genvalg

Kristian Christensen oplyser, at han stiller op

Der er ikke endnu et medlem i forslag – så det foreslås, at bestyrelsen får bemyndigelse til at finde et 5. medlem

Suppleant – Her foreslås John Madsen

På den baggrund stemmes Hans Jørgen og Kristian ind i bestyrelsen, og John Madsen vælges som suppleant– og bestyrelsen får mandat til at finde et 5 medlem.

1. Valg af revisor.

Beierholm foreslås og vælges

1. Behandling af indkomne forslag.

Vedtægtsændringer:

Elsebeth fremlægges forslagene – se vedtægterne i selvstændigt dokument.

Bent bemærker, at der skal afholdes en ekstraordinær generalforsamling

Der er ingen bemærkninger, hvorfor de foreslåede vedtægtsændringer vedtages.

Karsten fremsætter herefter et forslag

Han fremlægger forsikringsvilkårene til en diskussion på generalforsamlingen, idet der er sket gentegning af forsikringerne, som muligvis nu synes overforsikret.

Karsten oplyser desuden, at han synes det er oplagt at drøfte forsikringsdækningen på generalforsamling, idet generalforsamlingen er hallens øverste myndighed, hvorfor det synes oplagt at tage en drøftelse af niveauet, så det ikke er alene er bestyrelsens ansvar, hvis der opstår udfordringer med forsikringsbeløbene.

Udbetalingsbeløbene er forholdsvis høje – og Karsten udtrykker bekymring for, at forsikringsselskabet vil se på den bogførte værdi i regnskaberne, som er langt under den værdi, som forsikringssummerne maksimalt er beløbet på.

Birgit nævner priserne for nyanskaffelse, som er langt over de priser, som kan indeholdes i forsikringssummerne.

Kristian nævner muligheden for at få en forsikringsmægler ud.

Bent nævner, at forsikringsselskaber altid tegner forsikringer for 5 år.

Han nævner videre, at hallen bør være opmærksomme på, at der, i tilfælde af brand, kommer en sum ud til dækning af det kommunale tilskud, som oprindeligt blev ydet,

Karsten understreger, at det skal undersøges, om der kommer en sum ud ved brand.

Der er på generalforsamlingen enighed om, at præmiebeløbene er høje, hvorfor det vil give mening at genforhandle – eventuelt via en forsikringsmægler.

Punktet, hvor alt kan debatteres, men intet kan besluttes.

Thomas nævner muligheden for at opsige halinspektøren og så hyre denne ind på timebasis, for at spare udgiften til lønningssystem.

Birgit spørger ind til fremtiden – er der økonomi til noget i hallen.

Karsten nævner her to ting, som det vil give mening at være opmærksomme på – køkkenet skal ind og lave penge, og så skal der arbejdes med kommunen – familie- og kulturudvalget, idet hallen ser ind i, at de skal tilbage på den gamle tilskudsmodel, hvor hallen ikke får et fast tilskud, men i stedet kan sende højere krav til idrætsforeningen, som lejer lokalerne, hvorefter idrætsforeningen kan søge refusion for dele af haludgifterne ved kommunen.

Det aktuelle er nu at få fat i kommunen.

Bent foreslår at tage fat i de konkrete medlemmer af familie- og kulturudvalget.

• Christina Hove, Tina Boel, og Steen Madsen

Mette nævner, at Friskolen gerne vil i dialog og have et større samarbejdet med hallen.

Efter drøftelserne takker Bent for god ro og orden og generalforsamlingen slutter.

Barselsvikar

Simon er i gang med at blive introduceret til opgaverne. Hans Jørgen overlader sine opgaver til Simon. Sofie er gået yderligere ned i tid, så hun kun varetager kontoropgaver og indkøringen af Simon. Simon er på vej mod de 25 timer.

Halinspektørens faste tider i hallen: Der arbejdes på en nye kontortider i hallen. Dette kommer snarest.

Hallens økonomi

Ønskeseddel om nye borde, duge og pynteting i festlokalet bortfalder pt. Vi skal have byggeriet helt lukket og regnskabet færdigt før vi kan se på evt. nykøb. Selvom der mangler due eller andet, så er pengene der ikke lige nu. Service er købt. Det håber vi, folk vil bære over med. Vi er bekymrede for hallens økonomi.

Brandgodkendelse/tilladelse byggeri

Vi mangler den sidste godkendelse til ibrugtagen. Brandgodkendelsen er sendt til Lemvig kommune (LA).

Nyt fra motionscenteret

Tavlen i motionscenteret er kun til information mellem brugerne – ikke til reklame.

Der er problemer med 2 vinduer. Simon ser på det.

Ris og ros-kassen lukkes på nuværende tidspunkt, da det er de samme ønsker, som går igen.

Ønsker fra brugerne: 1 Olympisk vægtstang (20 kg). Evt med vægte. Katja spørger brugerne, om de kan bruge samme vægte.

Træningselastikker  og et længere sjippetov - købes af Sofie.

Squat-stativet er usikkert. Simon ser på det. Hvis det ikke kan repareres, skal der købes nyt.

Der er mange brugere. Alle er glade. Der er god stemning.
Løbebåndet skal lige støvsuges lidt grundigere.
Der er desværre nogen, der har pillet ved nogle af maskinerne/stativerne i motionscenteret. Det er vigtigt, at brugerne ikke forsøger selv at reparere eller ændre på maskinerne. Det er hallens ansvar og opgave at indstille maskinerne, så de fungerer korrekt.

BUF-årshjul

Forretningsudvalget har fået et årshjul i BUF-regi udarbejdet. BUF skal afholde generalforsamling senest ultimo marts. Vi kan ikke nå at holde begge generalforsamlinger (BUF og Hallen) samtidig i år. Generalforsamlingen sættes på dagsordenen for næste møde (se evt.).

Sponsoraftaler BUF og hallen

Alle sponsorater i BUF er kontaktet undtagen tøjsponsorer. Vi holder et møde med udvalgene, hvor vi skal have talt med fodbold og volleyball om tøjsponsoropgaven. Der er en nedgang i sponsorstøtte på 10.000 kr som fortrinsvis skyldes, at færre har ønsket at gentegne sponsorskilte til stadionet i BUF-regi. Sofie har gjort, hvad hun kunne for at tilbyde dem andre former for sponsorater.

Sofie og hallens sponsorudvalg er i gang med at gentegne skiltesponsorater til hallen.

Halinspektøren får det overordnede ansvar for sponsoraftaler i både BUF og Hallen og kan gøre brug af sponsorudvalget. Tøjsponsor-ansvarlige udsættes til næste møde.

Rammen med visitkortene i gangen ind til hallen skal opdateres. Elsebeth spørger Thomas.

Dato for næste møde og dagsorden

Næste møde holdes onsdag d. 28/2 kl. 19. Sofie sender dagsorden og mødeindkaldelse ud. Alle udvalg indkaldes. Dagsordenen deles i 2: 1: med udvalg fra kl. 19. 2: Efter udvalgsmøde. Udvalgene skal kun have 1. del.

Evt.

- Dato for generalforsamling i BUF: onsdag d. 20. marts kl. 19.

- Ok-aftalen stoppes - vi vil ikke reklamere for ikke-lokale.

- Hans Jørgen har opdaget, at der er et problem med varmt vand i den vestlige del af hallen. Smeden kommer og ser på det.

- Halinspektøren kan nu kode nøglebrikker til støttemedlemmer. Det er de røde.

- Nytårskur: Det viser sig, at ikke alle frivillige i BUF er blevet inviteret til nytårskuren. Det er en stor fejl. Vi skal have emailadresser på alle frivillige, så vi fremover kan tage kontakt direkte til hver enkel.