Referat fra bestyrelsesmøder for Bøvling Idræts- og Kulturhus og BUF

Referat af bestyrelsesmøde 7. februar 2024

Barselsvikar

Simon er i gang med at blive introduceret til opgaverne. Hans Jørgen overlader sine opgaver til Simon. Sofie er gået yderligere ned i tid, så hun kun varetager kontoropgaver og indkøringen af Simon. Simon er på vej mod de 25 timer.

Halinspektørens faste tider i hallen: Der arbejdes på en nye kontortider i hallen. Dette kommer snarest.


Hallens økonomi

Ønskeseddel om nye borde, duge og pynteting i festlokalet bortfalder pt. Vi skal have byggeriet helt lukket og regnskabet færdigt før vi kan se på evt. nykøb. Selvom der mangler due eller andet, så er pengene der ikke lige nu. Service er købt. Det håber vi, folk vil bære over med. Vi er bekymrede for hallens økonomi.

 

Brandgodkendelse/tilladelse byggeri

Vi mangler den sidste godkendelse til ibrugtagen. Brandgodkendelsen er sendt til Lemvig kommune (LA).

 

Nyt fra motionscenteret

Tavlen i motionscenteret er kun til information mellem brugerne – ikke til reklame.

Der er problemer med 2 vinduer. Simon ser på det.

Ris og ros-kassen lukkes på nuværende tidspunkt, da det er de samme ønsker, som går igen.


Ønsker fra brugerne: 1 Olympisk vægtstang (20 kg). Evt med vægte. Katja spørger brugerne, om de kan bruge samme vægte.

Træningselastikker  og et længere sjippetov - købes af Sofie.

Squat-stativet er usikkert. Simon ser på det. Hvis det ikke kan repareres, skal der købes nyt.


Der er mange brugere. Alle er glade. Der er god stemning.
Løbebåndet skal lige støvsuges lidt grundigere.
Der er desværre nogen, der har pillet ved nogle af maskinerne/stativerne i motionscenteret. Det er vigtigt, at brugerne ikke forsøger selv at reparere eller ændre på maskinerne. Det er hallens ansvar og opgave at indstille maskinerne, så de fungerer korrekt.

 

BUF-årshjul

Forretningsudvalget har fået et årshjul i BUF-regi udarbejdet. BUF skal afholde generalforsamling senest ultimo marts. Vi kan ikke nå at holde begge generalforsamlinger (BUF og Hallen) samtidig i år. Generalforsamlingen sættes på dagsordenen for næste møde (se evt.).

 

Sponsoraftaler BUF og hallen

Alle sponsorater i BUF er kontaktet undtagen tøjsponsorer. Vi holder et møde med udvalgene, hvor vi skal have talt med fodbold og volleyball om tøjsponsoropgaven. Der er en nedgang i sponsorstøtte på 10.000 kr som fortrinsvis skyldes, at færre har ønsket at gentegne sponsorskilte til stadionet i BUF-regi. Sofie har gjort, hvad hun kunne for at tilbyde dem andre former for sponsorater.


Sofie og hallens sponsorudvalg er i gang med at gentegne skiltesponsorater til hallen.

Halinspektøren får det overordnede ansvar for sponsoraftaler i både BUF og Hallen og kan gøre brug af sponsorudvalget. Tøjsponsor-ansvarlige udsættes til næste møde.

Rammen med visitkortene i gangen ind til hallen skal opdateres. Elsebeth spørger Thomas.

 

Dato for næste møde og dagsorden

Næste møde holdes onsdag d. 28/2 kl. 19. Sofie sender dagsorden og mødeindkaldelse ud. Alle udvalg indkaldes. Dagsordenen deles i 2: 1: med udvalg fra kl. 19. 2: Efter udvalgsmøde. Udvalgene skal kun have 1. del.

 

Evt.

- Dato for generalforsamling i BUF: onsdag d. 20. marts kl. 19.

- Ok-aftalen stoppes - vi vil ikke reklamere for ikke-lokale.

- Hans Jørgen har opdaget, at der er et problem med varmt vand i den vestlige del af hallen. Smeden kommer og ser på det.

- Halinspektøren kan nu kode nøglebrikker til støttemedlemmer. Det er de røde.

- Nytårskur: Det viser sig, at ikke alle frivillige i BUF er blevet inviteret til nytårskuren. Det er en stor fejl. Vi skal have emailadresser på alle frivillige, så vi fremover kan tage kontakt direkte til hver enkel.


Referat af bestyrelsesmøde 29. november 2023

De kommende personalemæssige ændringer blev vendt, og det blev aftalt, at der skulle laves et jobopslag til en barselsvikar.

 

Renoveringsprojektet

Det gamle billardrum er blevet malet. Stole, redskaber og diverse er blevet flyttet derind, så det er tilgængeligt for trænere på de forskellige hold.

 

Der mangler fortsat nogle småting, før der kan blive åbnet ind til spejlsalen, men dette er i proces.

 

De brune stole, som har fyldt i redskabsrummet er blevet flyttet, så der er mere plads til gymnastikredskaberne.

 

Der er desuden entreret med nogle frivillige hjælpere, som kan hjælpe med flytteopgaven og opsætning af et gardin.

 

Hallen har fået samlet 50.000 kr. i solcellemidler fra Solcellepark Høvsøre til forbedring af udearealerne – både foran hallen og i forbindelse med spejlsalen.

 

Midlerne er blevet brugt på bl.a. indkøb af fliser, nyt navneskilt, indkøb af bord-/bænkesæt mv.

 

Motionscenter

Flere punkter blev vendt, herunder at

  • Folk primært skal henvende sig til halinspektøren for oprettelse af nøglebrikker
  • Der kommer yderligere kroge til vægtstængerne, så disse fremover ikke skal ligge på gulvet.
  • Ris/ros-kassen bliver benyttet flittigt, og der er både ønsker om yderligere maskiner, forskellige forbedringsforslag mv.
    • Det blev i den forbindelse aftalt, at der snarest vil komme en udmelding omkring de forskellige indkomne forslag/ønsker.

 

Udendørssko er fortsat en udfordring i motionscentret, hvorfor der vil blive stillet en skoreol op nede ved motionscentret.

 

Kasserer til BUF

Det er fortsat et problem at få en kasserer for BUF i lokalområdet, men DGI har rettet henvendelse til BUF angående muligheden for at antage kasserer-hjælp gennem DGI.

 

Der er i forretningsudvalget enighed om, at vi skal undersøge muligheden for at købe regnskabshjælp gennem DGI.

 

Eventuelt

Der er modtaget ønske om at kiosken på 1. sal skal være mere åben. Forretningsudvalget vil gå i tænkeboks herom.

  • Skulle andre have inputs hertil – er udenforstående mere end velkommen til at kontakte halinspektøren eller et forretningsudvalgsmedlem.

 

BUF afholder nytårstaffel for de frivillige i diverse udvalg, trænere mv. i januar.

Referat af bestyrelsesmøde 11. oktober 2023

Baby på vej 

Sofie oplyser, at hun er gravid, hvilket også har været grunden til, at hun har været lidt mere fraværende på det sidste.

Hun har termin til april 2024. 

 

Serviceniveauet i hallen

Aktuelt vil der blive sat bander op, men badminton og volley sætter selv net op, da der er forudgående aktivitet i hallen, som desværre ikke gør det muligt for Sofie at sætte net op.

 

Og hvis der er udfordringer eller ønsker, er folk altid velkommen til at tage fat i enten Sofie eller en fra forretningsudvalget.

 

For at højne rengøringen af halgulvet vil vi forsøge at vaske gulvet hver 14. dag.

 

Renovering/flytning

Billardbordene er nu blevet flyttet til nye lokaler overfor motionscentret. Der var i den forbindelse lidt udfordringer med temperaturen, men dette skulle gerne være løst.

 

Det gamle billardrum skal males, og så skal døren ind til spejlsalen åbnes op.

Alle stole skal flyttes derind, hvilket også burde give mere plads i redskabsrummet.

 

Hallen har modtaget midler fra solcellerne fra Høvsørevej til at forskønne området ude foran hallen og bagved hallen – ved festlokalet.

  • Der er sat et hegn op foran indgangen, for at skabe mere læ, og der skal ligges fliser omme ved spejlsalen.
  • Der vil også være midler til at købe borde-/bænkesæt til at stå på fliserne.

 

Hallens solceller

Der er desværre røget endnu en converter til solcelleanlægget på hallen, men dette skal skiftes, så solcellerne kan blive ved med at producere strøm.

 

Kasserer

Der mangler fortsat en ny til posten.

 

Motionscentret

Der er oplevet nogle mærkelige hærværk i motionscentret – gymnastikbolde, der punkteres, karabinhager, der limes sammen mv.

 

Vi vil derfor gerne opfordre til, at folk passer på tingene i motionscentret – og hvis forbipasserende ser noget mærkeligt, skal I endelig ikke tøve med at tage fat i medlemmer af forretningsudvalget eller Sofie.

 

Evt.

Der er bestilt et nyt vejskilt til hallen - med det nye navn. Og så fjerner kommunen ensretningen omkring hallen.

 

Årets julekalender fra BUF er bestilt– så husk at købe en kalender, når de søde sælgere kigger forbi.

Referat af bestyrelsesmøde 23. august 2023

Haldriften

Der er ved at blive undersøgt muligheden for nye tiltag i hallen, og for at leje hallen yderligere ud i dagtimerne. Det bliver i den forbindelse nævnt, at det er relevant at reklamere for, at der er mulighed for at leje hallen i nogle timer i løbet af dagtimerne.

 

BUF

Kasserer-posten i BUF mangler fortsat en, der ønsker at varetage opgaven, men der er aktuelt en, der har oplyst, at denne kunne være interesseret i at varetage opgaven.

 

Det drøftes, at Jysk energi har en jubilæumspulje, som kunne være relevant at søge midler hos. Det bliver i den forbindelse drøftet, at det vil give mening at målrette ansøgning, så det eventuelt kun var 1 udvalg, der søge midlerne, at idet gymnastikudvalget har flere ønsker til nyanskaffelser, blev det aftalt, at dette udvalg skulle søgte i puljen.

 

Halinspektørens rolle i BUF blev også drøftet, og denne består aktuelt i at varetage hjemmeside, sociale medier og den overvejende del af BUF’ sponsoraftaler.

 

Det bliver i den forbindelse nævnt, at der mangler lidt hænder til sponsorudvalget.

 

Økonomi – BUF

Thomas er blevet kontaktet af Støtteforeningen Danmark, som tilbyder et koncept til idrætsforeninger, hvor foreningen kan gøre reklame for produkterne, og så kan køberne vælge, at støttebeløbet skal gå til BUF.

 

Idet BUF ikke skal binde sig for et varekøb af en given mængde, som skal videresælges, er der enighed om, at BUF gerne vil deltage i dette.

 

Vedrørende BUF’ økonomi er det aktuelt meget fin – der bliver indkøbt mindre nyanskaffelser efter behov, og egenkapitalen er fornuftigt til at modstå dårligere tider.

 

BUF’ aktiviteter

Muligheden for at genstarte nogle tidligere aktiviteter drøftes, og visse af de tidligere aktiviteter skal genstartes, mens der ikke er kræfter til at løbe med andre opgaver.

 

Mangler i køkken og festlokale

Der begynder at komme henvendelser vedrørende udlejning af festlokalet, hvorfor der er behov for at få fyldt op med service.

 

Hallen afventer fortsat udbetaling af både LAG-midler og de DGI-midler, som byens borgere har indbetalt. LAG er afrapporteret tilbage i vinteren 2023, mens der er søgt om udbetaling af DGI-midler inden sommerferien.

 

Indtil disse midler er til hallens rådighed, er der enighed om, at hallen ikke skal lave større nyanskaffelser af hverken service, borde eller lignende.

 

Sofie undersøger dog mulighederne for at finde nogle løsninger til et senere tidspunktet.

 

Diverse

Hallen har fået tilsagn om et sponsorat af Jysk energi til forskønnelse af området foran hallen.

 

Området med diverse buske, træer og lignende tilhører dog kommunen, og kommunen ønsker ikke, at den nuværende beplantning bliver fjernet.

 

Vedrørende boldbanerne skal to af de gamle lysmasker i træ fjernes, idet de er af ældre dato, og mulighederne for at lave en form for stadionport til stadion er ved at blive undersøgt.

 

Status på ombygningen er, at vi mangler det sidste fra arkitektkontoret, så de sidste tilladelser kan komme i hus.

 

Billard skal flytte lokale, og der er bestilt flyttemænd den 18.-19. september.

Sofie nævner i den forbindelse, at et par stærke medhjælpere vil være en stor hjælp, da et af bordene ikke kan skilles ad, hvorfor der er behov for en del mennesker til at løfte.

 

Behovet for at hallen er momsregistreret nævnes. Sofie vil tage en snak om fordel og ulemper med revisoren, og herefter give en tilbagemelding til forretningsudvalget.

Referat af bestyrelsesmøde 1. august 2023

BUF – fremadrettet skruktur

Der er forskellige drøftelser om strukturen – og der er enighed om, at udvalgene skal være autonome, og at de finder trænere, planlægger holdtider og melder tilbage til Sofie med haltiderne.

 

Vi drøfter herefter de forskellige udvalg, og der er pt følgende udvalg:

  • Fodboldudvalg
  • Gymnastikudvalget
  • Volleyudvalget
  • Aktivitetsudvalget
  • Seniorudvalg

 

Desuden er Sofie i gang med at finde medlemmer til et badmintonudvalg.

 

Strukturen med de forskellige udvalg drøftes, og vi snakker om at der skal være 1 eller 2 årlige møder med udvalgene. – hvor udvalgene kan komme med en ønskeseddel, og drøfte udfordringer.

 

Skal bestyrelsen have ansvarsområder

For at undgå at alle retter henvendelse til formanden, er der enighed om, at bestyrelsesmedlemmerne skal have hvert sin ansvarsområde. Fordelingen er pt. som følgende:

  • Katja: tovholder for motionscenter
  • Hans Jørgen: kontaktperson vedrørende haldriften, herunder særligt praktiske opgaver og pedelfunktionen.
  • Sofie Marie: kontaktperson vedrørende aktiviteter
  • Elsebeth: sekretær

 

Hjemmeside

BUF’ hjemmeside er ikke fuldt ud opdateret med aktuelle udvalg, diverse trænere og forskellige aktiviteter, som udbydes af BUF.

 

Muligheden for at slå de to hjemmesider sammen drøftes, og der var på mødet enighed om, at det var mest hensigtsmæssigt at slå hjemmesiderne sammen, så der kun skulle vedligeholdes 1 hjemmeside.

 

Motionscenter

Katja har flere projekter i støbeskeen, som hun løber med. Herunder kan nævnes:

  • Muligheden for ”opstartsinstruktører”, til nye brugere af motionscentret
  • Samarbejde med fx fysioterapi om at have hold
  • Muligheden for at få ”ambassadører” der får merejerskab i motionscentret, og hjælper med at holde orden dernede.

 

Ungdomsklub

Dette vil fortsat blive tilbudt efter ferien, når hal-sæsonen kommer i gang igen.

 

Sponsorudvalg

Pt består udvalget af 2 medlemmer, så hvis der er flere, der har lyst til at give en hånd med, er de velkommen.

 

Renovering

Terrasse: Der skal bestilles fliser til at ligge ude foran forsamlingslokalet.

 

Fodlister og dørkarme: Der mangler enkelte lister rundt omkring, men disse bliver sat op snarest.

 

Flytning af billard: Billard har fået en bevilling til at skifte duge på bordene. I den forbindelse drøftes muligheden for at flytte dem ned i lokalet overfor motionscentret.

 

Evt.

Sofie planlægger at lave en kort introduktion af bestyrelsesmedlemmerne via diverse sociale medier – så folk ved hvem vi er.